1. Wprowadzenie do polityki prywatności
Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe gromadzimy i w jaki sposób je wykorzystujemy podczas korzystania z naszego sklepu internetowego Homearomio. Dbamy o to, aby Twoje dane były przetwarzane w sposób przejrzysty, zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), oraz z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.
Polityka ma zastosowanie do wszystkich czynności przetwarzania danych osobowych związanych z odwiedzaniem strony, przeglądaniem oferty, korzystaniem z funkcji takich jak listy życzeń, program lojalnościowy, opinie klientów, jak również zakładaniem konta, składaniem zamówień i kontaktowaniem się z naszym zespołem obsługi klienta za pośrednictwem formularzy kontaktowych lub innych kanałów komunikacji.
2. Zakres zbieranych danych
Zakres zbieranych przez nas danych zależy od sposobu, w jaki korzystasz z naszego sklepu internetowego. Gromadzimy wyłącznie te dane, które są niezbędne do realizacji poszczególnych funkcji serwisu, obsługi zamówień i zapewnienia bezpiecznego oraz komfortowego procesu zakupowego.
Podczas rejestracji konta w sekcji Konto (dostępnej po przejściu do /account/) możemy zbierać w szczególności: imię i nazwisko, adres e‑mail, hasło dostępu, opcjonalnie numer telefonu oraz dane potrzebne do rozliczeń lub zapisania domyślnych adresów dostawy. Dane te umożliwiają tworzenie i obsługę Twojego profilu, w tym przeglądanie historii zamówień, zarządzanie listą życzeń i danymi kontaktowymi.
Podczas składania zamówień w sklepie (w tym w zakładce /shop/ oraz w poszczególnych kategoriach, takich jak /candles/, /diffusers/ czy /oils/) przetwarzamy dane niezbędne do realizacji transakcji: dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko), dane adresowe (adres dostawy i adres rozliczeniowy), dane kontaktowe (adres e‑mail, numer telefonu), informacje o wybranej formie dostawy i płatności oraz szczegóły zamówionych produktów.
W trakcie korzystania z funkcji serwisu, takich jak lista życzeń dostępna pod /wishlist/, program lojalnościowy, personalizowane rekomendacje produktowe lub dodawanie opinii na stronie /reviews/, możemy gromadzić informacje dotyczące Twojej aktywności w serwisie, historii przeglądania i zakupów, zapisanych produktów, preferencji oraz wystawianych ocen i komentarzy.
Podczas kontaktu z obsługą klienta poprzez zakładkę /contact-us/ lub inne udostępnione kanały komunikacji, przetwarzamy dane zawarte w Twojej wiadomości (np. imię, adres e‑mail, numer telefonu, numer zamówienia oraz treść zapytania). Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi, rozwiązania wskazanej sprawy oraz poprawy jakości obsługi.
3. Cel przetwarzania danych osobowych
Twoje dane osobowe przetwarzamy w jasno określonych celach i na odpowiednich podstawach prawnych. W szczególności dane są wykorzystywane w celu zapewnienia sprawnego, bezpiecznego i dopasowanego do Twoich potrzeb korzystania z naszego sklepu internetowego Homearomio.
Realizacja i obsługa zamówień – przetwarzamy dane, aby umożliwić Ci dokonanie zakupu, przetworzyć płatność, zorganizować wysyłkę zamówionych produktów oraz zapewnić możliwość monitorowania statusu zamówienia. Podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy sprzedaży zawieranej za pośrednictwem serwisu oraz podjęcie działań na Twoje żądanie przed jej zawarciem.
Utrzymanie konta użytkownika i funkcji serwisu – dane związane z kontem umożliwiają logowanie, zarządzanie danymi profilowymi, korzystanie z listy życzeń, programu lojalnościowego oraz przegląd historii zamówień. Podstawą prawną jest wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną oraz nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu wysokiej jakości i ciągłości usług.
Personalizacja oferty i rekomendacji produktowych – wykorzystujemy informacje o Twoich aktywnościach, preferencjach i historii zakupów, aby wyświetlać produkty, które najlepiej odpowiadają Twoim upodobaniom, oraz proponować spersonalizowane zestawienia zapachów i akcesoriów, dostępne m.in. w kategoriach świece, dyfuzory i olejki. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na dostosowaniu oferty do oczekiwań klientów, a w zakresie, w jakim wymagają tego przepisy – Twoja zgoda.
Komunikacja marketingowa – za Twoją zgodą możemy wykorzystywać dane kontaktowe (np. adres e‑mail) do przesyłania informacji marketingowych, w tym o nowych kolekcjach zapachów, ofertach specjalnych, promocjach oraz rekomendacjach produktów, jak również do prezentowania spersonalizowanych treści marketingowych w serwisie. Masz prawo w każdej chwili wycofać zgodę na otrzymywanie wiadomości marketingowych bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
Obsługa zapytań i reklamacji – dane przekazane podczas kontaktu z nami lub zgłaszania reklamacji są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, rozwiązania problemu, prowadzenia korespondencji oraz dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Podstawą prawną jest niezbędność do wykonania umowy lub nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie naszych praw.
Spełnianie obowiązków prawnych – w niektórych przypadkach jesteśmy zobowiązani do przetwarzania danych na podstawie przepisów prawa, na przykład w zakresie dokumentacji księgowej, podatkowej czy rozliczeń z podmiotami zewnętrznymi. Podstawą prawną jest wówczas spełnienie ciążących na nas obowiązków prawnych.
4. Udostępnianie danych podmiotom trzecim
W celu zapewnienia sprawnego działania sklepu Homearomio oraz realizacji Twoich zamówień możemy przekazywać Twoje dane osobowe zaufanym podmiotom trzecim. Każdy taki podmiot przetwarza dane wyłącznie na podstawie odpowiedniej umowy i zgodnie z naszymi instrukcjami, przy zachowaniu wymogów bezpieczeństwa oraz poufności.
Firmy kurierskie i operatorzy logistyczni – dane adresowe i kontaktowe mogą być udostępniane przewoźnikom i firmom świadczącym usługi dostawy, w zakresie niezbędnym do doręczenia Twojego zamówienia oraz informowania o statusie przesyłki.
Operatorzy płatności – w przypadku korzystania z zewnętrznych usług płatniczych, dane niezbędne do przeprowadzenia transakcji (np. kwota, identyfikator zamówienia, wybrane metody płatności) są przekazywane odpowiednim operatorom płatności. Szczegółowe zasady przetwarzania danych przez tych operatorów są opisane w ich własnych politykach prywatności.
Dostawcy rozwiązań technologicznych – współpracujemy z podmiotami, które zapewniają infrastrukturę techniczną, hosting, narzędzia analityczne oraz systemy wspierające personalizację oferty, obsługę list życzeń, opinii i programów lojalnościowych. Dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie koniecznym do świadczenia tych usług.
Podmioty wspierające działania marketingowe – możemy korzystać z usług firm specjalizujących się w kampaniach marketingowych, analityce oraz dostarczaniu treści dopasowanych do użytkownika. Dane udostępniane tym podmiotom są ograniczone do niezbędnego minimum i przetwarzane zgodnie z zawartymi umowami powierzenia.
Twoje dane osobowe mogą być również przekazywane organom publicznym, sądom, służbom lub innym podmiotom uprawnionym na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, wyłącznie w zakresie niezbędnym do wypełnienia nałożonych na nas obowiązków. Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach marketingu własnego bez Twojej wyraźnej zgody.
6. Bezpieczeństwo i przechowywanie danych
Bezpieczeństwo Twoich danych osobowych jest dla nas priorytetem. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnioną modyfikacją, z poszanowaniem zasad poufności, integralności i dostępności informacji.
W szczególności korzystamy z zabezpieczonych połączeń (protokół HTTPS), systemów kontroli dostępu, mechanizmów uwierzytelniania użytkowników konta w zakładce /account/, a także regularnie aktualizujemy oprogramowanie i infrastrukturę wykorzystywaną do obsługi sklepu Homearomio. Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby i podmioty, dla których jest to niezbędne do realizacji powierzonych im zadań.
Okres przechowywania danych osobowych jest uzależniony od celu, w jakim zostały zebrane, i obejmuje m.in. czas obowiązywania umowy, czas realizacji zamówień, czas trwania programu lojalnościowego oraz okres wymagany przepisami prawa, w szczególności w zakresie dokumentacji rachunkowej i podatkowej. Przechowujemy dane jedynie tak długo, jak jest to konieczne do realizacji tych celów lub do momentu skutecznego wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, jeżeli znajduje ono podstawę w naszym prawnie uzasadnionym interesie.
Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczyły. Regularnie weryfikujemy zakres przetwarzanych danych oraz aktualizujemy zastosowane środki ochrony, aby zapewnić ich zgodność z obowiązującymi standardami bezpieczeństwa i wymogami prawnymi.
7. Prawa użytkownika
W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych w sklepie Homearomio przysługują Ci określone prawa, które możesz realizować w każdym czasie. Poszanowanie tych praw jest dla nas fundamentem budowania zaufania i transparentnej relacji z użytkownikami.
Masz prawo żądania dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji, jakie dane przetwarzamy, w jakich celach, na jakiej podstawie prawnej oraz komu mogą być udostępniane. Możesz także otrzymać kopię swoich danych, w szczególności tych, które podałeś podczas zakładania konta lub składania zamówień.
Przysługuje Ci prawo sprostowania danych, jeśli są one nieaktualne, niekompletne lub nieprawidłowe, a także prawo usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym), o ile dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne z uwagi na obowiązujące przepisy prawa lub obronę przed ewentualnymi roszczeniami.
Możesz skorzystać z prawa ograniczenia przetwarzania danych, gdy kwestionujesz ich prawidłowość, sprzeciwiasz się ich przetwarzaniu lub gdy dane są już zbędne do celów, w jakich zostały zebrane, ale nadal są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. W takich przypadkach dane będą przechowywane, lecz ich wykorzystanie zostanie ograniczone.
W zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody lub w celu wykonania umowy, masz prawo przenoszenia danych – otrzymania ich w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz przekazania ich innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.
Masz także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec profilowania na potrzeby personalizacji oferty. Jeżeli przetwarzamy Twoje dane w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego, możesz w dowolnym momencie zgłosić sprzeciw, a my zaprzestaniemy takiego przetwarzania.
W każdej chwili możesz wycofać udzieloną zgodę na przetwarzanie danych, w szczególności w zakresie otrzymywania komunikacji marketingowej, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, jeżeli uznasz, że przetwarzanie narusza Twoje prawa – w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Kontakt w sprawie prywatności
Jeżeli masz jakiekolwiek pytania, wątpliwości lub chcesz skorzystać z przysługujących Ci praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych w sklepie Homearomio, zachęcamy do kontaktu z nami. Dzięki temu możemy lepiej zrozumieć Twoje potrzeby, wyjaśnić zasady przetwarzania danych oraz zadbać o bezpieczeństwo i przejrzystość wszystkich procesów.
W celu zgłoszenia wniosku dotyczącego dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu lub wycofania zgody, możesz przesłać do nas wiadomość za pomocą formularza kontaktowego dostępnego w zakładce /contact-us/ albo skorzystać z danych kontaktowych podanych na tej stronie. Prosimy o możliwie precyzyjne opisanie rodzaju wniosku, co pozwoli nam na sprawne i rzetelne jego rozpatrzenie.
W wiadomości możesz wskazać, czy Twoje zgłoszenie dotyczy konta użytkownika, zamówień złożonych w sekcji /shop/, opinii publikowanych na stronie /reviews/, preferencji powiązanych z kategoriami /candles/, /diffusers/, /oils/ czy też opcji zapisanych na liście życzeń pod /wishlist/. Ułatwi to weryfikację danych i przyspieszy udzielenie odpowiedzi.
Na wszystkie zgłoszenia staramy się odpowiadać bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminach przewidzianych przez obowiązujące przepisy prawa dotyczące ochrony danych osobowych. Informujemy również, że w sprawach szczegółowo regulowanych w ramach korzystania z serwisu, w tym zasad dotyczących zamówień, płatności i odpowiedzialności, zastosowanie znajdują odpowiednie zapisy regulaminu dostępnego pod adresem /terms-and-conditions/.